Utilisation personnelle de la messagerie d'entreprise

[La Bete des Vosges (Francis Chartier)]

Bonjour

Je suis amené à intervenir chez un client (entreprise) pour installer un
nouveau poste de travail informatique.

Dans le cadre de cette prestation, une des tâches qui me sont confiées
est de configurer l'accès à la messagerie de l'entreprise afin que le
salarié puisse relever une boite mail non nominative, clairement
identifiée comme professionnelle et partagée entre plusieurs postes de
travail (de la forme ***@entreprise.com).

Plusieurs salariés sont amenés à se partager l'usage de ce poste
informatique, et à ma connaissance le profil de leur emploi implique que
ce travail est effectué dans l'entreprise et ne comprend pas de missions
à l'extérieur ou en télétravail. C'est en tout cas comme cela qu'il m'a
été décrit par leur encadrant, sans pour autant qu'il entre dans détails
que je n'ai pas à connaître sur leur contrat de travail et la description
de leur poste.

Pendant mon intervention, le salarié a insisté à de nombreuses reprises
pour que je lui communique le mot de passe de la messagerie afin qu'il
puisse relever les mails depuis son smartphone ou autre terminal
*personnel*.
J'ai décliné et lui ai conseillé de demander à son responsable (qui
commande mes interventions) de me confirmer explicitement son accord, ou
de lui demander directement ce mot de passe puisque c'est lui qui les
détient.

L'histoire en est restée là, mais par curiosité y a-t-il des pratiques
considérées comme acceptables, de la juriprudence ou des règles claires
en la matière, sur l'accès personnel à une boite mail professionnelle et
non nominative en dehors du cadre de son poste de travail ?
J'imagine (peut-être à tort) que la limite doit être plus flou pour des
boites mails nominatifs utilisés par des personnels mobiles comme des
commerciaux, des techniciens intervenant chez des clients ou des
télétravailleurs, mais pour des salariés "postés" ?

[Pif]

Post by La Bete des Vosges (Francis Chartier)
Bonjour
Je suis amené à intervenir chez un client (entreprise) pour installer un
nouveau poste de travail informatique.
Dans le cadre de cette prestation, une des tâches qui me sont confiées
est de configurer l'accès à la messagerie de l'entreprise afin que le
salarié puisse relever une boite mail non nominative, clairement
identifiée comme professionnelle et partagée entre plusieurs postes de
Plusieurs salariés sont amenés à se partager l'usage de ce poste
informatique, et à ma connaissance le profil de leur emploi implique que
ce travail est effectué dans l'entreprise et ne comprend pas de missions
à l'extérieur ou en télétravail. C'est en tout cas comme cela qu'il m'a
été décrit par leur encadrant, sans pour autant qu'il entre dans détails
que je n'ai pas à connaître sur leur contrat de travail et la description
de leur poste.
Pendant mon intervention, le salarié a insisté à de nombreuses reprises
pour que je lui communique le mot de passe de la messagerie afin qu'il
puisse relever les mails depuis son smartphone ou autre terminal
*personnel*.
J'ai décliné et lui ai conseillé de demander à son responsable (qui
commande mes interventions) de me confirmer explicitement son accord, ou
de lui demander directement ce mot de passe puisque c'est lui qui les
détient.
L'histoire en est restée là, mais par curiosité y a-t-il des pratiques
considérées comme acceptables, de la juriprudence ou des règles claires
en la matière, sur l'accès personnel à une boite mail professionnelle et
non nominative en dehors du cadre de son poste de travail ?
J'imagine (peut-être à tort) que la limite doit être plus flou pour des
boites mails nominatifs utilisés par des personnels mobiles comme des
commerciaux, des techniciens intervenant chez des clients ou des
télétravailleurs, mais pour des salariés "postés" ?

j'aurais tendance à penser qu'il n'y a pas réellement de problème de
droit...

exemple: nombre de personnes sont amenées à se loguer sur un réseau
d'entreprise, extranet, depuis un terminal qui n'appartient pas
obligatoirement à la l'entreprise, pour diverses taches: consulter
l'actualité de l'entreprise, saisir les congés, consulter la boite mail
(nominative ou non), saisir un rapport d'activité, etc.

Il s'agit donc plus d'une politique d'accès au réseau convenue avec
l'entreprise et d'une question d'infra... Je pense que la façon dont tu
l'as abordée est parfaite: confier le mot de passe n'est pas un
problème, ni technique ni fonctionnel d'un point de vue informatique, la
seule question est de savoir si l'usager est habilité et donc de
demander au responsable qui t'as fait la commande.

Reste qu'il existe différentes solutions techniques pour partager un
alias email (pop, imap, intégré dans une ged, alias de diffusion, boite
avec forward automatiques vers les gestionnaires, etc.) de même que
l'entreprise doit aussi déterminer sa politique d'accès: firewall,
extranet, vpn, etc. pour faire en sorte que n'importe qui ne puisse pas
accéder au serveur ou au poste... tout en conservant les aspect reprise
d'activité / pannes, etc.

donc si l'entreprise souhaite qu'un accès externe se fasse ou non,
volontaire ou non, c'est à elle de déterminer une politique, de faire
signer une charte, et de mettre en place les moyens techniques pour
permettre et sécuriser l'accès.

Ensuite, si un usager "pirate" son entreprise, c'est autre chose.

[Xavier Hugonet]

"La Bete des Vosges (Francis Chartier)" <***@bete-des-vosges.org>
wrote in news:kn8601$mrm$***@supermicro.bete-des-vosges.org:

Contrairement à notre collègue contributeur vous ayant répondu plus tôt,
je pense qu'il y a un réel problème de droit. Certes beaucoup de
salariés accèdent désormais de n'importe où et n'importe quand à leurs
outils professionnels, et c'est une évolution magique. Mais elle doit
être mise en oeuvre dans le repsect des règles.

L'usage ne fait pas le droit s'il existe des lois et une jurisprudence.
Les prud'hommes voient quotidiennement passer des employeurs répondant à
leur condamnation par à les juges par des "Mais je ne comprends pas,
dans le métier/l'entreprise/la région, on a toujours fait comme ça".
Oui, mais il ne fallait pas. Ce n'est pas parce qu'Outlook Web Access
existe sur Microsoft Exchange qu'on peut le mettre en place et le donner
à tout le monde comme ça d'une claquement de doigts. Idem pour un
Blackberry.

Post by La Bete des Vosges (Francis Chartier)
Je suis amené à intervenir chez un client (entreprise) pour installer
un nouveau poste de travail informatique.
Dans le cadre de cette prestation, une des tâches qui me sont confiées
est de configurer l'accès à la messagerie de l'entreprise afin que le
salarié puisse relever une boite mail non nominative, clairement
identifiée comme professionnelle et partagée entre plusieurs postes de
Plusieurs salariés sont amenés à se partager l'usage de ce poste
informatique, et à ma connaissance le profil de leur emploi implique
que ce travail est effectué dans l'entreprise et ne comprend pas de
missions à l'extérieur ou en télétravail. C'est en tout cas comme cela
qu'il m'a été décrit par leur encadrant, sans pour autant qu'il entre
dans détails que je n'ai pas à connaître sur leur contrat de travail
et la description de leur poste.
Pendant mon intervention, le salarié a insisté à de nombreuses
reprises pour que je lui communique le mot de passe de la messagerie
afin qu'il puisse relever les mails depuis son smartphone ou autre
terminal *personnel*.
J'ai décliné et lui ai conseillé de demander à son responsable (qui
commande mes interventions) de me confirmer explicitement son accord,
ou de lui demander directement ce mot de passe puisque c'est lui qui
les détient.

Je suis ccomplètement d'accord avec pif qui a raison quant à vos
actions. En tant que fournisseur, vous avez pris la bonne décision en
renvoyant ce salarié de votre client vers son responsable pour
éventuellement faire ajouter une fonctionnalité non prévue à votre
cahier des charges. Vous deviez vous en tenir à votre commande.

Post by La Bete des Vosges (Francis Chartier)
L'histoire en est restée là, mais par curiosité y a-t-il des pratiques
considérées comme acceptables, de la juriprudence ou des règles
claires en la matière, sur l'accès personnel à une boite mail
professionnelle et non nominative en dehors du cadre de son poste de
travail ?

Il n'y a pas de texte de loi mais une jurisprudence foisonnante. La
boîte mail professionnelle, qu'elle soit nominative ou pas, appartient à
l'employeur. C'est lui qui décide des modalités de son utilisation, et
de l'accès que peuvent avoir les employés. Il peut la consulter à tout
moment, et n'est restreint aujourd'hui que par l'interdiction de lire
des courriers à caractère réellement personnels, et non professionnels
(il peut toutefois constater un volume largement déraisonnable de ceux-
ci et, sans les lire, sanctionner en conséquence). Ce ne sont que
quelques exemples des règles qui se sont construites depuis 2001.

Pour résumer, c'est l'employeur qui décide ce que les salariés font avec
les jouets qui lui appartiennent. S'il ne veut pas les preter, il ne les
prete pas.

Post by La Bete des Vosges (Francis Chartier)
J'imagine (peut-être à tort) que la limite doit être plus
flou pour des boites mails nominatifs utilisés par des personnels
mobiles comme des commerciaux, des techniciens intervenant chez des
clients ou des télétravailleurs, mais pour des salariés "postés" ?

A partir du moment où il s'agit d'une boite mail fournie par
l'entreprise qui l'emploie, les règles sont les mêmes. que la boîte soit
nominative, individuelle, aux accès partagés, ou toute autre
organisation mise en place par l'employeur à sa guise.

Si l'employeur n'a rien décidé sur le sujet (rien dans le RI, pas de
charte, pas de note de service...), alors la boîte est réputée être un
outil de travail ne devant être utilisé que sur le lieu de travail (fixe
ou nomade), durant les heures de travail. L'employeur peut avoir entière
connaissance de son contenu à tout moment, sauf pour les mails que le
salarié aurait spécifiquement marqués personnels, et dont le caractère
personnel est avéré. Le salarié n'a aucun droit de lui cacher tout ou
partie de ces informations (par cryptage, ou autre), et encore moins de
contourner le système pour obtenir des fonctionnalités auxquelles il
n'avait pas droit.

Il n'y a pas de tolérance particulière sur ce sujet selon les
situations. Les juges sont rarement "flous" dans leur décisions, même si
les justiciables le sont souvent dans leurs explications.

C'est donc bien à son employeur que ce salarié devra demander ces accès
Rien ne vous empêche de lui transmettre la requête, au passage. Le
client ne vous reprochera jamais un retour terrain. Mais si cet
employeur est au fait, entre autres, de son obligation de plus en plus
renforcée de surveiller le temps de travail de ses salariés, et même
désormais clairement de surveiller aussi la charge de travail et les
temps de repos de ses cadres autonomes (Cass Soc du 24 Avril 2013, N°11-
28398), il pourra tiquer face à cette demande. Encore plus s'il n'existe
aucun accord télétravail dans l'entreprise ou la branche.

En toute logique, sans accord collectif autonomie ou télétravail le
prévoyant, un salarié bénéficiant d'un accès externe à sa messagerie et
l'utilisant de manière professionnelle en dehors de ses horaires de
travail doit être rappelé, à l'ordre, voire sanctionné. Et si c'est le
manager direct qui impose ce type de pratiques, il est à recadrer.
Encore pire si le salarié faut de même durant ses congés, ou un arrêt
maladie.

Bien sur, un juge ne viendra jamais reprocher le mail occasionnel envoyé
un dimanche pour rendre service à un collègue. Mais la balance penche
très franchement du coté du salarié en la matière. La jurisprudence nous
dit que lui donner la possibilité de le laisser travailler n'importe
quand, de n'importe où, et n'importe comment met en jeu sa santé et sa
sécurité. Et ça, c'est facile à prouver, et ça peut couter très très
cher à une entreprise...

Vous savez maintenant que vous avez pris la bonne décision, et vous
savez quels avertissments préalables offrir à un employeur qui vous
demanderait ce type de dispositifs.

[La Bete des Vosges (Francis Chartier)]

Post by Xavier Hugonet
Contrairement à notre collègue contributeur vous ayant répondu plus tôt,
je pense qu'il y a un réel problème de droit. Certes beaucoup de
salariés accèdent désormais de n'importe où et n'importe quand à leurs
outils professionnels, et c'est une évolution magique. Mais elle doit
être mise en oeuvre dans le repsect des règles.

<coupé>

Merci pour cet avis.
De fait je rencontre au gré de mes interventions dans diverses TPE et PME
pas mal de situations différentes mais qui sont d'une manière générale
plus le fruit du laisser-aller et d'une absence de règles que d'une
politique bien définie par les responsables.
J'essaie d'adopter une position juridiquement valide tout en répondant
aux souhaits du client mais n'étant pas juriste c'est parfois compliqué
de savoir comment répondre ou pas, à des demandes précises.